Le registre du personnel est un registre obligatoire que les employeurs doivent tenir dès le premier employé embauché, quelle que soit la grandeur de l’entreprise. Elle doit avoir un
modèle de registre du personnel. Ce registre contient des informations spécifiques sur l’employé. Le registre unique de personnel répond aux questions de transparence sur les postes dans les établissements individuels. La tenue de registres de famille est une obligation, et les violations de celle-ci sont punissables en vertu du Code pénal.
Qu’est-ce qu’un registre du personnel ?
Le registre unique de personnel (RUP) plus couramment appelé « registre du personnel » est en général un document qui a communément la forme d'un livre dans lequel tous les directeurs de société ont l’obligation de lister l’ensemble de ses employés ainsi que toutes les informations les concernant. Un registre du personnel constitue un outil de preuve d’un ensemble des employés ayant déjà travaillé ou travaillant dans la société. Le registre du personnel comporte donc l’ensemble des informations des salariés, ses postes dans la société, ce registre concerne autant les travailleurs en statut que les salariés en service civique ou encore les stagiaires. En définitive, un registre du personnel tient un rôle très important dans la société puisque ce document certifie une composition précise du personnel d’une société. Le registre personnel peut être tenu en version numérique si on utilise le logiciel registre du personnel. Lorsqu’une même personne est engagée avec des contrats successifs, il est indispensable, pour chaque vacation ou contrat, d’indiquer la date d’entrée et sortie correspondantes. Sur une nouvelle ligne de registre, le défaut de mise à jour, l’oubli de mentions obligatoires ou l’absence de registre peuvent entraîner une amende par salarié concerné. Il est important de savoir que si votre entreprise comporte beaucoup d’établissements, vous devez vous assurer que chaque succursale dispose d’un registre des employés unique, disponible et à jour. Bref, tous les employés doivent être enregistrés sur
logiciel registre du personnel et dans le
registre de présence du personnel.
Comment rédiger un registre du personnel ?
Tout d’abord, il faut rappeler que le registre uniforme de personnel concerne tous les salariés, quel que soit leur contrat de travail., les jeunes en contrat de formation ou de professionnalisation, les stagiaires, les salariés étrangers ou les personnes du secteur public sont également concernés. Pour rédiger un registre personnel, il faut avoir les données suivantes : Le nom et le prénom ainsi le sexe du salarié, sa date de naissance et sa nationalité. Le type de contrat, l’emploi occupé, la date d’entrée puis de sortie de la société et le degré de qualification du salarié doivent aussi être mentionnés dans le registre du personnel. Pour les employés étrangers, on demande de numéro et type d’ordre de titre valant l’autorisation du travail. Par contre, l’adresse et le nom d’entreprise pour les travailleurs temporaires ou les travailleurs offerts à un groupement d’employeurs doivent fournir le nom et l’adresse de l’entreprise. Enfin, la date de Début et fin de stage et aussi le lieu de stage et le nom du tuteur pour les stagiaires.
Particularités
Les stagiaires doivent être inscrits au
registre de présence du personnel comme tout autre employé travaillant pour l’entreprise. Cependant, ils n’apparaissent pas au même emplacement que les autres employés. C’est pour cela que l’entreprise doit avoir un
modèle registre du personnel stagiaire. En fait, le registre propose une section spéciale pour cette catégorie. Il faut lister les stagiaires par ordre d’arrivée. En plus de leur nom et prénom, les dates de début et fin de stage, le nom et prénom du superviseur du stagiaire et où le travail est effectué doit être aussi mentionné sur le registre. En effet, les organisations qui emploient des travailleurs doivent également tenir un registre. Ils ont les mêmes obligations que toute autre structure. Cependant, certaines personnes peuvent éviter ce format. Ce sont eux qui embauchent des travailleurs avec les chèques d’emploi pertinents. Lorsque la situation d’un employé change, le registre doit être mis à jour. Par exemple, le changement d’un contrat à durée déterminée à un contrat à durée indéterminée ou un changement de nationalité doit être indiqué. Plus précisément, vous pouvez réserver des colonnes spécifiques pour commenter ces modifications. Il est également important d’indiquer la date de ces modifications. Il ne faut pas modifier les informations directement de quelque manière que ce soit, car on doit garder une trace de chaque information. Enfin, lorsqu’un salarié exerce plusieurs tâches dans une même entreprise à la suite de plusieurs contrats successifs, la nouvelle ligne doit être inscrite au registre du personnel pour chaque nouveau contrat. Ainsi, les membres corporatifs du CSE peuvent consulter le registre s’ils le souhaitent. La société doit donc le mettre à la disposition des représentants du personnel. En outre, certains agents et fonctionnaires peuvent également avoir accès au registre. Ce sont les personnes dont le travail consiste à assurer une bonne conformité du code de sécurité sociale et le Code du travail.
